TÜRK HEPATO PANKREATO BİLİER CERRAHİ DERNEĞİ TÜZÜĞÜ

 

DERNEĞİN ADI VE MERKEZİ

Madde 1: Derneğin adı Türk Hepato Pankreato Bilier Cerrahi Derneği’dir. Merkezi İstanbul’dur. Şubesi yoktur.

 

DERNEĞİN AMACI

Madde 2: Derneğin amacı, Karaciğer-pankreas-safra yolları cerrahisinin gelişmesine yardımcı olmaktır.

 

ÇALIŞMA KONULARI VE ÇALIŞMA BİÇİMLERİ

Madde 3: Karaciğer-pankreas-safra yolları cerrahisinin gelişmesine yardımcı olmak çerçevesinde,

1. Üyelerin ve cerrahların bu konudaki bilimsel araştırmalarını ve araştırıcıları desteklemek,
2. Üniversitelerde Hepato-Pankreato-Bilier (HPB) Cerrahi Anabilim Dalı, Bilim Dalı veya Birimlerinin oluşmasına ve gelişmesine katkıda bulunmak,
3. Cerrahlar ve cerrahi asistanları için kongre, konferans ve seminerler düzenlemek, kurslar açmak, üyelerin yurtiçi ve yurtdışı kongre, kurs ve seminerlere katılmalarına yardım etmek,
4. İlgili konuda bilimsel yayınları teşvik etmek ve desteklemek,
5. HPB Cerrahi konusunda başarı gösteren cerrahları ve tıp öğrencilerini ödüllendirmek,
6. Üyelerin çalışmalarını teşvik edici tedbirler almak ve kendilerine gerektiğinde olanak sağlamaktır.
7. Hepato-Pankreato-Bilier Cerrahi alanında, Uluslararası beraberlik ve işbirliği gerektiği hallerde dernekler kanunundaki esaslara uygun olarak gerekli girişimlerde bulunmak.

 

DERNEĞİN FAALİYET ALANI

Madde 4: Dernek, tıp alanda faaliyet gösterir

 

DERNEĞİN KURUCULARI

Madde 5: Derneğin ilk kurucuları, hepsi T.C uyruklu aşağıda kimlikleri yazılı kişilerdir.

1-         Adı Soyadı:                  Prof. Dr. Orhan Arıoğul

            Baba Adı:                     Ali Galip

            Doğum tarihi ve yeri:    1940 Ankara

            Mesleği:                       Doktor

            Ev adresi:                     Zincirlikuyu Cad. No: 72/6 Ortaköy/İstanbul    

2-         Adı Soyadı:                  Prof. Dr. Ali Sami Emre

            Baba Adı:                     Ömer Ramiz

            Doğum Tarihi ve Yeri:  1950, Urfa

            Mesleği:                       Doktor

            Ev Adresi:                    Ataköy, 9-10. Kısım A-7 95 İstanbul

3-         Adı Soyadı:                  Prof. Dr. Aydın Alper

            Baba Adı:                     A. Remzi

            Doğum Tarihi ve Yeri:  1953 Kayseri

            Mesleği:                       Doktor

            Ev Adresi:                    9. Kısım D:87 A/18 Ataköy/İstanbul                

4-         Adı Soyadı:                  Doç. Dr. Koray Acarlı

            Baba Adı:                     Yaşar Sadık

            Doğum Tarihi ve Yeri:  1956, İstanbul

            Mesleği:                       Doktor

Ev Adresi:                    Kurtuluş Sadri Maksudi Arsel sk. No 165/4 İstanbul                

5-         Adı Soyadı:                  Yaman Tekant

            Baba Adı:                     Selahattin       

            Doğum Tarihi ve Yeri:  1960, İzmir

            Mesleği:                       Doktor

            Ev Adresi:                    Güzelbahçe sk. 33-35/13, Nişantaşı 80200/İstanbul

6-         Adı Soyadı:                  Ali Orhan Bilge

            Baba Adı:                     Mehmet          

            Doğum Tarihi ve Yeri:  02.07.1960- İstanbul

            Mesleği:                       Doktor

            Ev Adresi:                    Ataköy 7-8. Kısım D:27 No: 19 İstanbul

 

7-         Adı Soyadı:                  Levent Eminoğlu

            Baba Adı:                     Ahmet

            Doğum Tarihi ve Yeri:  18.08.1969-Kayseri

            Mesleği:                       Doktor

            Ev Adresi:                    B.Limanı cad. 15/4 R. Hisarı İstanbul

 

ÜYELİK ŞARTLARI

Madde 6: Medeni haklarını kullanma ehliyetine sahip ve T.C kanunlarınca Tıp Doktoru olan herkes derneğe üyelik için başvurabilir. Bu başvuru yazılı olup, dernekçe hazırlanmış üyelik giriş bildirgesini doldurmak ve imzalamak suretiyle olur. Yönetim kurulu, üyelik için yapılan başvuruları en geç 30 gün içinde üyeliğe kabul veya isteğin reddi şeklinde karara bağlayıp sonucu başvuru sahibine yazılı olarak duyurur. Dernekler kanununda gösterilen kamu hizmeti görevlilerinin üyeliğe kabulü için ilgili merciden izin almış olmaları şartı aranır. Derneğin amacı doğrultusunda üstün hizmeti geçen kişiler yönetim kurulu tarafından Fahri Üye olarak kaydedilir. Fahri üyeler genel kurul toplantılarına katılabilirler ancak organlara seçilme ve oy kullanma hakları yoktur. Derneğin amacına uygun ayni ya da nakdi yardımda bulunanları onur belgesi ile taltif etme, yönetim kurulunun takdirindedir. 10 yıl süre ile yönetim kurulu üyeliği yapanlara dernekçe düzenlenmiş onur belgesi verilir. Fahri üyeler ve onur belgesi alanlar için ayrı bir defter tutulur.

Derneğe Genel Cerrahi Uzmanları ve ilgili disiplinlerin uzmanları üye olabilir. Genel Cerrahi asistanları Derneğe aday üye olarak kabul edilir. Adaylar uzmanlık eğitimini tamamladıktan sonra asil üyelikleri onaylanır. Aday üyeler aidat ödemezler, Dernek Genel Kurul Toplantısı’nda oy kullanamazlar. Bu kararlar 09 Aralık 2023 tarihinden itibaren üye olanlar için geçerlidir.

 

 

ÜYELERİN HAKLARI

Madde 7: Hiç kimse derneğe üye olmaya veya dernekte kalmaya zorlanamaz. Her üye istifa hakkına sahiptir. İstifa yazılı dilekçe ile yapılır. Üyenin istifa dilekçesi yönetim kuruluna ulaştığı anda çıkış işlemleri sonuçlanmış sayılır. Üyelikten ayrılma, üyenin derneğe olan birikmiş borçlarını sona erdirmez. Dernek üyeleri eşit haklara sahiptir. Her üyenin genel kurulda 1 oy hakkı vardır, ancak haklı mazereti nedeniyle genel kurul toplantısına katılamayacak olanlar oyunu başka bir üye aracılığı ile kullanamazlar. Her üye genel kurulda en çok bir üyeyi temsil edebilir.

 

DERNEKTEN ÇIKARILMA

Madde 8: Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarına uymayanlar, dernekten yetki almaksızın derneği vecibe altına sokanlar, temyiz kudretini kaybedenler yönetim kurulu kararıyla dernekten çıkarılırlar. Yüklendiği aidatı vadettiği dönemler içinde ve haklı bir neden olmaksızın ödemeyen üyeye önce yazılı bir ihtar yapılır, yazıya rağmen verilen meyil içinde birikmiş aidatını vermeyen üyenin üyeliğine yönetim kurulu kararıyla son verilir ve üye kayıt defterlerinden kaydı silinir. Dernekten çıkan veya çıkarılanlar dernek malları üzerinde hiçbir hak iddia edemezler.

 

DERNEĞİN ORGANLARI

Madde 9: Derneğin organları şunlardır,

 

1. Genel Kurul
2. Yönetim Kurulu
3. Denetleme Kurulu

 

 

A) GENEL KURUL

 

DERNEK GENEL KURULUNUN KURULUŞ ŞEKLİ, TOPLANMA ZAMANI VE ÇAĞRI VE TOPLANTI USULÜ

Madde 10: Genel Kurul, dernek asil üyelerinden teşekkül eden en yetkili kuruldur. Yetkili kurulların seçilmesi, ana tüzüğün değiştirilmesi, hesapların incelenmesi, bütçenin onayı ve derneğin feshi yetkileri genel kurulundur.

Genel Kurul iki yılda bir Kasım ayı içinde yönetim kurulunun tespit ve ilan edeceği tarihte olağan olarak toplanır. Ancak yönetim ve denetim kurullarının gerekli gördüğü hallerde veya derneğe kayıtlı üyelerden beşte birinin yazılı isteği üzerine olağanüstü olarak da toplanabilir.

 

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az onbeş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır.

Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

 

Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde ise üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.

Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir.

Genel kurulda, yalnızca gündemde yer alan maddeler görüşülür. Ancak toplantıda hazır bulunan üyelerin onda biri tarafından görüşülmesi yazılı olarak istenen konuların gündeme alınması zorunludur.

 

GENEL KURULUN OY KULLANMA VE KARAR ALMA USUL VE ŞEKİLLERİ

Madde 11: Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Onursal üyeler genel kurul toplantılarına katılabilir ancak oy kullanamazlar. Tüzel kişinin üye olması halinde, tüzel kişinin yönetim kurulu başkanı veya temsille görevlendireceği kişi oy kullanır

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

Genel kurulda, aksine karar alınmamışsa, yönetim ve denetim kurulu üyelerin seçimleri gizli oylama ile diğer konulardaki kararlar ise açık olarak oylanır. Gizli oylar, toplantı başkanı tarafından mühürlenmiş kağıtların veya oy pusulalarının üyeler tarafından gereği yapıldıktan sonra içi boş bir kaba atılması ile toplanan ve oy vermenin bitiminden sonra açık dökümü yapılarak belirlenen oylardır.

Açık oylamada, genel kurul başkanının belirteceği yöntem uygulanır.

Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Şu kadar ki, tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir.

 

GENEL KURULUN GÖREV VE YETKİLERİ

Madde 12: Aşağıda yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır. 

1. Dernek organlarının seçilmesi,
2. Dernek tüzüğünün değiştirilmesi,
3. Yönetim ve denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası,
4. Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi,
5. Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi,
6. Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yönetmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması,
7. Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi,
8. Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması,
9. Derneğin uluslararası faaliyette bulunması, yurt dışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması,
10. Derneğin vakıf kurması,
11. Derneğin fesih edilmesi,
12. Yönetim kurulunun diğer önerilerinin incelenip karara bağlanması,
13. Mevzuatta genel kurulca yapılması belirtilen diğer görevlerin yerine getirilmesi,

Genel kurul, derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.

Genel kurul, üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir. Derneğin en yetkili organı olarak derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür ve yetkileri kullanır.

           

B) YÖNETİM KURULU

 

YÖNETİM KURULUNUN TEŞKİLİ

Madde 13: Yönetim kurulu 7 asil ve 7 yedek üyeden oluşur. Seçimler gizli oyla yapılır. Derneği temsil yetkisi yönetim kuruluna aittir.

2007 yılında yapılan tüzük değişikliğinden itibaren Yönetim Kuruluna seçilen üyeler üst üste en çok 3 dönem olmak üzere toplam 5 dönem görev yapabilirler. Dernek başkanlığına seçilenler ise bu görevi en çok 2 dönem yapabilir.

Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölüşümü yaparak başkan, başkan yardımcısı, sekreter, sayman ve üye’yi belirler.

Yönetim kurulu, tüm üyelerin haber edilmesi şartıyla her zaman toplantıya çağrılabilir. Üye tamsayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.

Yönetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.

Başka Ulusal derneklerin yönetim kurulunda görev alanlar, Türk Hepato Pankreato Bilier Cerahi Derneği Yönetim Kurulu’nda görev alamazlar.

           

YÖNETİM KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ

Madde 14: Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.

1. Derneği temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden bir veya birkaçına yetki vermek,
2. Gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemleri yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak,
3. Derneğin çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak
4. Genel kurulun verdiği yetki ile taşınmaz mal satın almak, derneğe ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, dernek lehine rehin ipotek veya ayni haklar tesis ettirmek,
5. Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak
6. Genel kurulda alınan kararları uygulamak,
7. Her faaliyet yılı sonunda derneğin işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak,
8.  Bütçenin uygulanmasını sağlamak,
9. Derneğe üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek.
10. Derneğin amacını gerçekleştirmek için her çeşit kararı almak ve uygulamak,
11. Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak,

 

C) DENETİM KURULU

 

DENETİM KURULUNUN TEŞKİLİ

Madde 15: Denetim kurulu, üç asıl ve üç yedek üye olarak genel kurulca seçilir.

Denetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu taktirde genel kurulda aldığı oy çokluğu sırasına göre yedek üyelerin göreve çağrılması mecburidir.

 

DENETİM KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ

Madde 16: Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğinid, Defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.

Denetim kurulu; gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırır.

 

 

D) EĞİTİM KURULU

Madde 17: Eğitim Kurulu Yönergesi

1. Eğitim Kurulu üyeleri, Yönetim Kurulu tarafından nitelikli çoğunlukla (en az 5/7) görevlendirilir ve görevden alınır.
2. Kurul, başkan dışında, dört üyeden oluşur. Başkan genel cerrahi uzmanlık eğitimi verilen bir kurumda çalışan, profesör titrine sahip bir öğretim üyesi olmalıdır. Üyelerin en az ikisi genel cerrahi uzmanlık eğitimi verilen bir kurumda çalışan doçent/profesör titrine sahip öğretim üyeleri olmalıdır.
3. Kurucu üyeler, istifa, görevden alınma vb. olmadıkça 4 yıl süreyle görev yapar. Dört yıldan sonra, iki yılda bir, her seferde en fazla iki üyenin yerine yeni görevlendirmeler yapılır. Değişecek üyeler, kendi isteği ile ayrılma olmazsa, kura ile belirlenir.
4. İlk başkanı Yönetim Kurulu atar; ilk 4 yıldan sonra kurul üyeleri kendi aralarında başkan seçer.
5. Kurul akademik konularda Yönetim Kurulu’ndan özerk olarak çalışır ancak Yönetim Kurulu’na karşı sorumludur. Kurul, faaliyetleri hakkında düzenli aralıklarla (en uzun 6 ay) Yönetim Kurulu’na bilgi verir ve Yönetim Kurulu’ndan, özellikle mali konularda onay alır. Yönetim Kurulu, dernek bütçesinden belli bir miktarı Eğitim Kurulu’nun kullanımına sunar ve Eğitim Kurulu’nun raporlarına göre harcama kalemlerine izin verir
6. Eğitim Kurulu’nun ana görevleri aşağıdadır. Ayrıca Yönetim Kurulu’nun verdiği diğer görevleri yürütür:
   1. Dernek web sitesinde, düzenli olarak güncel tutulan bir e-öğrenme alanı kurmak.
   2. Dernek içinde ve gerekirse, dernekler arası işbirliği ile teorik ve uygulamalı eğitim toplantıları düzenlemek (Diğer derneklerle yapılacak ortak faaliyetler için Yönetim Kurulu’ndan onay alınması gerekir).
   3. Başka dernekler tarafından düzenlenen eğitim toplantılarını dernek web sitesinde duyurmak.
   4. Kliniklerin standart uygulamalarını içeren el kitabı uygulamasının yaygınlaşmasını sağlamak.
   5. Üst uzmanlık (fellowship) eğitimi için başvuran merkezleri ölçütleri uyum açısından değerlendirmek ve sonucu Yönetim Kurulu’nun onayına sunmak.
   6. Üst uzmanlık(fellowship) eğitimi alan kişilere, isterlerse, her kurumda bulunmayabilen çalışma alanları (örneğin karaciğer nakli, radyoembolizasyon, EUS) için rotasyon konusunda yardımcı olmak.
   7. Karaciğer-safra yolları-pankreas cerrahisinin bir konusunda bilgi ve beceri kazanmak için kısa süreli (1-6 ay) eğitim almak isteyen üyelere rotasyon yardımı yapmak.
   8. Gerekli temel eğitimi aldıktan sonra bazı ileri ameliyatları kurumlarında ilk defa yapacak meslektaşlara alanda aktif destek sağlamak.
   9. Karaciğer-safra yolları-pankreas cerrahisi alanında çalışan, doktor dışındaki sağlık görevlileri için teorik ve uygulamalı eğitim toplantıları düzenlemek.
7. Bu yönerge ilk genel kurulda tartışmaya açılır ve son şekli dernek tüzüğüne dahil edilir.

 

E) KURUMSAL BELLEĞE DANIŞMA KURULU

Madde 18: Kurumsal Belleğe Danışma Kurulu Yönergesi

1- Geçmişte dernek başkanlığı ve başkan yardımcılığı yapmış üyelerden oluşur:

a)   Kurul, güncel başkanın daveti ile gerçekleşir.

b)   Kurul oluşturulduktan sonra, Yönetim kurulundaki görev süresi biten her başkan, grubun doğal üyesi olur.

c)   Görev süresi 5 yıldır. Bu sürenin sonunda, Yönetim Kurulu’nun en az 5/7 çoğunluğu ile alınacak kararla, tekrar davet yapılabilir.

d)   Danışma Kurulu üyesi, genel kurulda Yönetim Kurulu üyeliğine seçilirse, Danışma Kurulu üyeliği kendiliğinden düşer.

2- Çalışmalar, grubun en kıdemli üyesi tarafından koordine edilir. Bu yetki karşılıklı uzlaşma şartıyla, başka bir üyeye devredilebilir.

3- Kurul üyeleri yılda en az iki sefer bir araya gelirler. Bunun dışındaki görüşmeler sanal ortamda yapılabilir. Güncel dernek başkanı toplantıya dinleyici olarak katılabilir.

4- Kararlar Yönetim Kurulu’na öneri niteliğinde olup en az %70 çoğunlukla alınır. Gerekçeli yazılı görüş, varsa karşıt görüş yazıları ile beraber yönetim kuruluna iletilir. Kurumsal Belleğe Danışma Kurulu uygun görürse, tutanaklar dernek web sitesinde yayınlanır.

5- Çalışma alanları şunlardır:

a)   Yönetim Kurulu’nun danışma gereksinimi duyduğu, geçmişten geleceğe uzun bakış gerektiren konular hakkında yazılı görüş hazırlamak

b)   Tüzük değişikliği önerileri hakkında yazılı görüş hazırlamak

c)   Kurul üyelerinin gerekli gördüğü konuları ele alarak, Yönetim Kurulu’na öneriler hazırlamak

d)   1989’dan itibaren dernek faaliyetleri ile ilgili her türlü belgenin toplanarak, sanal ortamda üyelere sunulmasını sağlamak (Gerekli teknik destek, Yönetim Kurulu tarafından sağlanacaktır).

6- Bu Yönerge’deki maddeler 22 Kasım 2019 tarihinde Tüzük Kurultayı kararı ile eklenmiştir.

F) BİLİM VE ARAŞTIRMA KURULU

Madde 19: Bilim ve Araştırma Kurulu Yönergesi

1. Kurul, Başkan dahil beş üyeden oluşur. Başkanlık için genel cerrahi uzmanlık eğitimi verilen bir kurumda çalışan veya böyle bir kurumdan emekli olmuş, profesör ünvanlına sahip bir öğretim üyesi olma şartı aranır. Üyelerin en az dördü genel cerrahi uzmanlık eğitimi verilen bir kurumda çalışan doçent/profesör unvanına sahip öğretim üyeleri olmalıdır.
2. Bilim ve Araştırma Kurulu üyeleri, Yönetim Kurulu tarafından nitelikli çoğunlukla (en az 5/7) görevlendirilir. Yönetim Kurulu yine aynı çoğunlukla Bilim ve Araştırma Kurulu üyelerini görevden alabilir.
3. Kurucu üyeler, istifa, görevden alınma vb. olmadıkça 5 yıl süreyle görev yapar. Kendi istekleri ile kuruldan ayrılanların yerine Yönetim Kurulu tarafından yeni üye atanır.
4. İlk başkanı Yönetim Kurulu atar; ilk beş yıldan sonra kurul üyeleri kendi aralarından başkan seçer.
5. Kurul akademik konularda Yönetim Kurulu’ndan özerk olarak çalışır. Ancak Yönetim Kurulu’na karşı sorumludur. Kurul, faaliyetleri hakkında düzenli aralıklarla (en uzun 6 ay) Yönetim Kurulu’na bilgi verir ve Yönetim Kurulu’ndan, özellikle mali konularda onay alır. Yönetim Kurulu, dernek bütçesinden belli bir miktarı Bilim ve Araştırma Kurulu’nun kullanımına sunar ve Kurulu’nun raporlarına göre harcama kalemlerine izin verir
6. Kurul yılda en az 2 kez başkanın daveti ile toplanır. Toplantılar çevrim içi ya da fiziksel olarak bir araya gelinerek yapılır.  Mazeretsiz olarak 3 toplantıya katılmayan üyenin, üyeliği düşer.
7. Bilim ve Araştırma Kurulu’nun ana görevleri aşağıda belirtilmiştir. Ayrıca Yönetim Kurulu’nun talep ettiği diğer görevleri de yürütür:
   1. Çok-merkezli çalışmaların geliştirilmesi ve gerçekleştirilmesi için çalışmalar yapmak,
   2. Ulusal veri tabanı çalışmaları başlatmak, koordine etmek, güncellemek ve bu veri tabanlarından yapılacak olan çalışmaları değerlendirmek.
   3. Ulusal Veri tabanı sorumlu Koordinatörlerine teknik ve bilimsel anlamda destek sağlamak
   4. Bilimsel çalışmalar için alt çalışma grupları oluşturmak
   5. Türk HPB Cerrahi Derneği ve E-AHPBA arasında bilimsel ve araştırma iş birliğini güçlendirmek,
   6. E-AHPBA Bilimsel ve Araştırma Komitesinin faaliyetlerinden dernek üyelerimizi bilgilendirmek,
   7. Kurulun önemli olarak değerlendirdiği bilimsel projeleri E-AHPBA Bilimsel ve Araştırma Komitesine sunarak iş birliği sağlamak,
   8. Ulusal ve Uluslararası devam eden bilimsel proje, toplantı ve anketlerle ilgili haber ve bilgiler sağlamak
   9. Üyeler ve HPB alanında çalışan genç hekimler için araştırma planlama ve yürütme, makale yazımı, sunum teknikleri gibi konularda eğitim faaliyetleri yapmak
   10. Yönetim Kurulunun uygun bulması halinde araştırma ve proje yarışmaları düzenlemek.

 

 

DERNEĞİN GELİR KAYNAKLARI

Madde 20: Derneğin gelir kaynakları aşağıda sayılmıştır.

1. Üye Aidatı: Üyelerden yıllık olarak 500 TL aidat alınır. Bu miktarları artırmaya veya eksiltmeye genel kurul yetkilidir.
2. Gerçek ve tüzel kişilerin kendi isteği ile derneğe yaptıkları bağış ve yardımlar.
3. Dernek tarafından tertiplenen Kongre, çay ve yemekli toplantı, gezi ve eğlence, temsil, konser, spor yarışması ve konferans gibi faaliyetlerden sağlanan gelirler,
4. Derneğin mal varlığından elde edilen gelirler,
5. Yardım toplama hakkındaki mevzuat hükümlerine uygun olarak toplanacak bağış ve yardımlar.
6. Derneğin, amacını gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu geliri temin etmek amacıyla giriştiği ticari faaliyetlerden elde edilen kazançlar.
7. Diğer gelirler.

 

TUTULMASI MECBURİ DEFTERLER

Madde 21: Dernekte, işletme hesabı esasına göre defter tutulur. Ancak, yıllık brüt gelirin 2009 yılı için 500 Bin TL’yi aşması durumunda takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutulur.

Bilanço esasına geçilmesi durumunda, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşülürse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönülebilir.

Yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutulabilir.

Derneğin ticari işletmesi açılması durumunda, bu ticari işletme için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutulur.

 

KAYIT USULÜ

 Madde 22: Derneğin defter ve kayıtları Dernekler Yönetmeliğinde belirtilen usul ve esasa uygun olarak tutulur.

 

 

 

TUTULACAK DEFTERLER

Madde 23: Dernekte, aşağıda yazılı defterler tutulur.

a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

1. Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
2. Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
3. Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
4. Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.
5. İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.
6. Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.

b) Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

1. (a) bendinin 1, 2, 3 ve 6’ncı alt bentlerinde kayıtlı defterler bilanço esasında defter tutulması durumunda da tutulur.
2. Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

 

DEFTERLERİN TASDİKİ

Madde 24: Dernekte, tutulması zorunlu olan defterler kullanmaya başlamadan önce il dernekler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.

 

GELİR TABLOSU VE BİLANÇO DÜZENLENMESİ

Madde 25: İşletme hesabı esasına göre kayıt tutulması durumunda yılsonlarında (31 Aralık) (Dernekler Yönetmeliği EK-16’da belirtilen) “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlenir. Bilanço esasına göre defter tutulması durumunda ise, yılsonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.

           

DERNEĞİN GELİR VE GİDER İŞLEMLERİ

Madde 26: Gelir ve gider belgeleri;

Dernek gelirleri, (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de örneği bulunan) “Alındı Belgesi” ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer.

Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Ancak derneğin, Gelir Vergisi Kanununun 94’üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için (Dernekler Yönetmeliği EK-13’te örneği bulunan) “Gider Makbuzu” düzenlenir.

Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri (Dernekler Yönetmeliği EK-14’te örneği bulunan) “Ayni Yardım Teslim Belgesi” ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise (Dernekler Yönetmeliği EK-15’te örneği bulunan) “Ayni Bağış Alındı Belgesi” ile kabul edilir.

 

ALINDI BELGELERİ

Madde 27: Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak “Alındı Belgeleri” (Dernekler Yönetmeliği EK- 17’de gösterilen biçim ve ebatta) yönetim kurulu kararıyla, matbaaya bastırılır.

Alındı belgelerinin bastırılması ve kontrolü, matbaadan teslim alınması, deftere kaydedilmesi, eski ve yeni saymanlar arasında devir teslimi ve alındı belgesi ile dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler tarafından bu alındı belgelerinin kullanımına ve toplanılan gelirlerin teslimine ilişkin hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

 

YETKİ BELGESİ

Madde 28: Dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden (Dernekler Yönetmeliği EK- 19’da örneği bulunan) “Yetki Belgesi “ dernek tarafından üç nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yetki belgelerinin birer sureti dernekler birimlerine verilir. Yetki belgesi ile ilgili değişiklikler yönetim kurulu başkanınca, on beş gün içerisinde dernekler birimine bildirilir.

Dernek adına gelir tahsil edecek kişiler, ancak adlarına düzenlenen yetki belgelerinin bir suretinin dernekler birimine verilmesinden itibaren gelir tahsil etmeye başlayabilirler.

Yetki belgesinin kullanımı, yenilenmesi, iadesi ve sair hususlarda Dernekler Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre hareket edilir.

 

GELİR VE GİDER BELGELERİNİN SAKLAMA SÜRESİ

Madde 29: Defterler hariç olmak üzere, dernek tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.

 

BEYANNAME VERİLMESİ

Madde 30: Derneğin, bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider işlemlerinin yılsonu itibarıyla sonuçlarına ilişkin (Dernekler Yönetmeliği EK-21’de sunulan) “Dernek Beyannamesi” dernek yönetim kurulu tarafından doldurarak, her takvim yılının ilk dört ayı içinde dernek başkanı tarafından mahallin mülki idare amirliğine verilir.

 

BİLDİRİM YÜKÜMLÜLÜĞÜ          

Madde 31: Mülki amirliğe yapılacak bildirimler;

Genel Kurul Sonuç Bildirimi

Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren (Dernekler Yönetmeliği EK-3’ te sunulan) “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” ve ekleri yönetim kurulu başkanı tarafından mülki idare amirliğine bildirilir:

Genel kurul sonuç bildirimine:

1-Divan başkanı, başkan yardımcıları ve yazman tarafından imzalanmış genel kurul toplantı tutanağı örneği,

2-Tüzük değişikliği yapılmışsa, tüzüğün değişen maddelerinin yeni ve eski şekli ile dernek tüzüğünün son şeklinin her sayfası yönetim kurulunca imzalanmış örneği eklenir.

 

TAŞINMAZLARIN BİLDİRİLMESİ

Madde 32: Derneğin edindiği taşınmazlar tapuya tescilinden itibaren otuz gün içinde (Dernekler Yönetmeliği EK-26’da sunulan) “Taşınmaz Mal Bildirimi”ni doldurmak suretiyle mülki idare amirliğine bildirilir.

 

YURTDIŞINDAN YARDIM ALMA BİLDİRİMİ

Madde 33: Dernek tarafından, yurtdışından yardım alınacak olması durumunda yardım alınmadan önce (Dernekler Yönetmeliği EK-4’te belirtilen) “Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi” iki nüsha olarak doldurup mülki idare amirliğine bildirimde bulunurlar.

Bildirim formuna, yurt dışından yardım alınması hususunda alınmış yönetim kurulu kararı örneği, varsa bu konuda düzenlenen protokol, sözleşme ve benzeri belgeler ile yardımın aktarıldığı hesaba ilişkin dekont, ekstra ve benzeri belgenin bir örneği de eklenir.

Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması ve kullanılmadan önce bildirim şartının yerine getirilmesi zorunludur.

 

KAMU KURUM VE KURULUŞLARI İLE BİRLİKTE YÜRÜTÜLEN ORTAK PROJELERLE İLGİLİ BİLDİRİM

Madde 34: Derneğin görev alanına ilişkin konularda kamu kurum ve kuruluşları ile yürüttüğü ortak projelerle ilgili olarak yapılan protokol ve projenin örneği (Dernekler Yönetmeliği EK- 23’de gösterilen) “Proje Bildirimi”ne eklenerek, protokol tarihini izleyen bir ay içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin valiliğine verilir.

 

DEĞİŞİKLİKLERİN BİLDİRİLMESİ

Madde 35: Derneğin yerleşim yerinde meydana gelen değişiklik (Dernekler Yönetmeliği EK-24’te belirtilen) “Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi”; genel kurul toplantısı dışında dernek organlarında meydana gelen değişiklikler (Dernekler Yönetmeliği EK-25’te belirtilen) “Dernek Organlarındaki Değişiklik Bildirimi” doldurulmak suretiyle, değişikliği izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine bildirilir.

Dernek tüzüğünde yapılan değişiklikler de tüzük değişikliğinin yapıldığı genel kurul toplantısını izleyen otuz gün içinde, genel kurul sonuç bildirimi ekinde mülki idare amirliğine bildirilir.

 

DERNEĞİN İÇ DENETİMİ

Madde 36: Dernekte genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Denetim kurulu tarafından en geç yılda bir defa derneğin denetimi gerçekleştirilir. Genel kurul veya yönetim kurulu, gerek görülen hallerde denetim yapabilir veya bağımsız denetim kuruluşlarına denetim yaptırabilir.

 

DERNEĞİN BORÇLANMA USULLERİ     

Madde 37: Dernek amacını gerçekleştirmek ve faaliyetlerini yürütebilmek için ihtiyaç duyulması halinde yönetim kurulu kararı ile borçlanma yapabilir. Bu borçlanma kredili mal ve hizmet alımı konularında olabileceği gibi nakit olarak ta yapılabilir. Ancak bu borçlanma, derneğin gelir kaynakları ile karşılanamayacak miktarlarda ve derneği ödeme güçlüğüne düşürecek nitelikte yapılamaz.

 

TÜZÜK DEĞİŞİKLİĞİ

Madde 38: Tüzük değişikliği genel kurul kararı ile yapılabilir.

Genel kurulda tüzük değişikliği yapılabilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Tüzük değişikliği için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’ü’dür. Genel kurulda tüzük değişikliği oylaması açık olarak yapılır.

 

DERNEĞİN FESHİ VE MAL VARLIĞININ TASFİYE ŞEKLİ

Madde 39: Genel Kurulda fesih kararı verilmesi halinde üç kişilik tasfiye kurulu bu iş için görevlendirilir. Fesih halinde, derneğin malvarlığı İstanbul Tıp Fakültesi Vakfına devredilir.  

Genel kurul, her zaman derneğin feshine karar verebilir.

Genel kurulda fesih konusunun görüşülebilmesi için genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin 2/3 çoğunluğu aranır. Çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

Fesih kararının alınabilmesi için gerekli olan karar çoğunluğu toplantıya katılan ve oy kullanma hakkı bulunan üyelerin oylarının 2/3’ü’dür. Genel kurulda fesih kararı oylaması açık olarak yapılır.

 

TASFİYE İŞLEMLERİ

Madde 40: Genel kurulca fesih kararı verildiğinde, derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi son yönetim kurulu üyelerinden oluşan tasfiye kurulunca yapılır. Bu işlemlere, feshe ilişkin genel kurul kararının alındığı veya kendiliğinden sona erme halinin kesinleştiği tarihten itibaren başlanır. Tasfiye süresi içinde bütün işlemlerde dernek adında Tasfiye Halinde Türk Hepato Pankreato Bilier Cerrahi Derneği ibaresi kullanılır.

Tasfiye kurulu, mevzuata uygun olarak derneğin para, mal ve haklarının tasfiyesi işlemlerini baştan sonuna kadar tamamlamakla görevli ve yetkilidir. Bu kurul, önce derneğin hesaplarını inceler. İnceleme esnasında derneğe ait defterler, alındı belgeleri, harcama belgeleri, tapu ve banka kayıtları ile diğer belgelerinin tespiti yapılarak varlık ve yükümlülükleri bir tutanağa bağlanır. Tasfiye işlemeleri sırasında derneğin alacaklılarına çağrıda bulunulur ve varsa malları paraya çevrilerek alacaklılara ödenir. Derneğin alacaklı olması durumunda alacaklar tahsil edilir. Alacakların tahsil edilmesi ve borçların ödenmesinden sonra kalan tüm para, mal ve hakları, genel kurulda belirlenen yere devredilir. Genel kurulda, devredilecek yer belirlenmemişse derneğin bulunduğu ildeki amacına en yakın ve fesih edildiği tarihte en fazla üyeye sahip derneğe devredilir.

Tasfiyeye ilişkin tüm işlemler tasfiye tutanağında gösterilir ve tasfiye işlemleri, mülki idare amirliklerince haklı bir nedene dayanılarak verilen ek süreler hariç üç ay içinde tamamlanır.

Derneğin para, mal ve haklarının tasfiye ve intikal işlemlerinin tamamlanmasını müteakip tasfiye kurulu tarafından durumun yedi gün içinde bir yazı ile dernek merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine bildirilmesi ve bu yazıya tasfiye tutanağının da eklenmesi zorunludur.

Derneğin defter ve belgelerini tasfiye kurulu sıfatıyla son yönetim kurulu üyeleri saklamakla görevlidir. Bu görev, bir yönetim kurulu üyesine de verilebilir. Bu defter ve belgelerin saklanma süresi beş yıldır.

 

HÜKÜM EKSİKLİĞİ

Madde 41: Bu tüzükte belirtilmemiş hususlarda Dernekler Kanunu, Türk Medeni Kanunu ve bu kanunlara atfen çıkartılmış olan Dernekler Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuatın dernekler hakkındaki hükümleri uygulanır